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第 3 章 沟通管理(Communication Management)

目录

3.1. 表达方式
3.1.1. 拒绝反问句
3.1.2. 宽以律己,严以待人
3.1.3. 任务分配
3.1.4. 任务确认
3.2. 越级和跨部门沟通
3.3. 会议管理
3.3.1. 什么要开会?
3.3.2. 会议的时间成本
3.3.3. 集思广益纯属扯淡
3.3.4. 会议冲突
3.3.5. 避免议而不决
3.3.6. 会议记录
3.3.7. 会议地点
3.3.8. 与会人员
3.3.9. 怎样管理会议的时间呢?
3.4. 工作报告
3.5. 负面信息处理

为了确保项目的信息的合理收集和传输所需要实施的一系列措施,它包括沟通规划,信息传输和进度报告等。

我的要求就是单向精准,消息漏斗化。单向是有别于广播的。

很多企业喜欢使用广播试沟通,典型的例子是将电子邮件CC抄送给所有人,有关无关均抄送。这带来一个问题,员工每日面对一屏幕的电子邮件,找出与自己有关的邮件,既浪费时间也容易出错。所以电邮需要精准投递,不要发给无关的人。

消息漏斗化是指消息到达最终接收者,中间经过的环节不断过滤,消息量越来越少。举例,10个需求,5个评审通过,3个实现不了,1个开发实现不了,最终只有1个需求安排给开发者。

3.1. 表达方式

职场生存就不免不了与人打交道,高大上的说法叫“沟通”。不像生活中的沟通有天人的信任和默契,哪怕是不那么注意谈话方式,也不会产生误解。

职场上则不同,我们经常需要面对陌生人,需要更多技巧和规则。

3.1.1. 拒绝反问句

职场沟通应该尽量使用陈述句和祈使句,措辞需非常谨慎,以免产生歧义,甚至伤害对方的情绪而诱发矛盾。

当今的职场90、95后为主力,这一代独生子女内心比较脆弱,管理层稍有措辞不当,就会伤害到他们的情绪,后果是撂挑子就走。

无论是谁被反问的时候,都难免产生被冒犯的情绪。



XXXX 难道你们之前没有人对 XXX 进行测试验证吗?
我已经跟你们说我无数次,为什么还犯这种低级错误?
这个 XXX 问题,大概一个月前就提出来了,为什么还没处理好?

换一种说法



XXX看来是测试不足,您看我们采用 XXX 方看是否可行?
目前的问题是 XXX,我们应该讨论一下怎么彻底解决,不再发生同样的事情。
是什么影响了进度,让我们一起分析一下。

职场中,善用反问的同事是令人生厌的。换做官场,对上级或者平级采用反问的方式,仕途就此终结。

3.1.2. 宽以律己,严以待人

中国人常常说“严以律己,宽以待人”,但你会发现现实中多数人是:“宽以律己,严以待人”.

中国的管理层都喜欢使用和珅这样的奴才,总是希望下属能揣摩出自己的意思。

对他人要求极高,例如:

这个你应该能想到

这么简单的问题你怎么就没想到?

这个产品做的真差劲

这是谁写的代码?

任何设计或编码都是团队辛苦努力的结果。面对这种情况,如果提示质疑者没有给出解决方案,这件事必须严肃处理,要对说话负责。

3.1.3. 任务分配

一旦时间点确定,接下来就是分配任务倒指定开发人,任务的分配十分讲究,分配任务要精确描述,不能使用模糊语言,那样会造成误解。我的分配原则是5W2H方法:



- What:做什么事?
- Why:为什么做这件事?有什么意义?目的是什么?有必要吗?
- When:什么时候做,完成的时间是否适当?
- Where:在什么地方做,在什么范围内完成?
- Who:由谁负责做?由谁负责执行?谁更合适?熟练程度低的人能做吗?
- How:怎样做
- How much: 成本 (不是所有岗位都会涉及成本)

举例,运维任务



- What:为api服务器做负载均衡,多增加一个节点,负载均衡算法采用最小连接数。
- Why:目前api服务器只有一台,如果出现故障将影响到所有业务运行,顾该服务器存在单点故障,需要增加节点。
- When:本周内完成,周末上线。(此处可以写日期)
- Where:在A机柜,低2机位处,连接倒交换机第三个端口。
- Who:XXX负责网络配置,XXX负责上架,XXX 负责验收测试
- How:增加/etc/hosts设置如下
  - api.example.com   127.0.0.1
  - api1.example.com  192.168.2.5
  - api2.example.com  192.168.2.6

举例,开发任务



- What:增加图片验证码。
- Why:目前用户注册登陆以及发帖无验证吗,某些用户通过机器人软件批量开户/发广告帖,给管理带来很大困扰。
- When:2014-06-15 开始开发,2014-06-20 12:00 上线。
- Where:用户注册,登陆与发帖处增加该功能,。
- Who:张三负责验证码生成类的开发,李四负责用户注册,登陆UI修改,王五负责发帖UI的修改。
- How:具体怎么操作的细节,此处省略200字...

举例,测试任务



- What:测出XXX软件并发性能。
- Why:目前XXX软件在线任务达到200后,用户反映速度慢,经常掉线。
- When:故障时间点10:00AM,需要周二完成测试,周五完成优化,月底上线。(此处可以写日期)
- Where:在AAA分支检出代码,编译后部署到BBB环境。
- Who:XXX负责网络配置,XXX负责软件部署,XXX 负责测试
- How:具体怎么操作的细节,此处省略200字...

举例,促销任务



- What:XXX产品促销。
- Why:目前XXX产品在 XXX 市场占有率 XXX 用户反映 XXX。
- When:促销起始时间 XXX 结束时间 XXX
- Where:AAA 细分市场,BBB区域。
- Who:XXX负责 XX,XXX负责 XX,XXX 负责 XX
- How:具体怎么操作的细节,此处省略200字...
- How much: 成本XXX

3.1.4. 任务确认

当接受分配的任务后,最好能够在沟通完毕后确认一下对方的意思,例如:

“XXX 总, 我没理解错误的话,您的意思是要求我:第一,......; 第二,......; 第三, ......; 是这样吗? 没有问题的话我就按这个去执行了。”