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27.3. 会议管理

27.3.1. 会议的时间成本

会议不仅占用管理层的时间,更占用员工的时间,所以要严控会议用时。

开会就要有解决方案,成熟的方案,否则不要开会,开了没有意义,浪费时间。

27.3.2. 三个臭皮匠,还是臭皮匠

三个臭皮匠,还是臭皮匠,永远不会成为诸葛亮,如果三个臭皮匠能成为诸葛亮,就不会出现三足鼎立的情况,集思广益纯属扯淡。

大部分的会议就浪费在听取广大群众的发言。

通常我们看到的会议就是针对XXXXX问题你们看看怎么做,你们大家商量一下,然后你一言,我一嘴,各个提建议,到头什么都没有解决,一份会议记录发给所有人,几乎没有人看。

提意见都很踊跃,具体到谁负责都开始低头,会议内容落实5%不到。

27.3.3. 下一个饭局

会议出现交叉,追尾,就是如同赶饭局。

多任务处理和预约冲突使会议效率变低,公司不得不安排更多会议完成工作。

27.3.4. 会议必须有结论

会开了,问题仍然没有解决,这种议而不决非常普遍。

会议不能议而不决,会议的目的是针对方案细节依次敲定,然后进入到Ticket对应具体负责人。

27.3.5. 会议记录

我从来不看,没有必要写。

27.3.6. 会议地点

会议地点可以随时随地,桌面讨论也是会议,不一定非要定会议室。

27.3.7. 与会人员

与会议议题无关的的人员不应该参加会议。

27.3.8. 怎样管理会议的时间呢?

取消一定数量的会议或者刻意压缩会议时间并不现实,因为促进合作和作出重大决定都需要开会研究。

我认为可以这样管理,首先规定一个部门或者管理层,一周或者一个月的会议时长。每组织一次会议,便扣除会议时长,并告知剩余时长。

同时制定下面六条规定,可以让许多公司大幅提高会议质量。

  1. 会议审批,议题论证,组织会议人员资格,会议时间、与会人员都要严格审查

  2. 议程目标明确。比如通知A事项,讨论B事项和决定C事项。会议过程也和会议目标一样简明扼要,与会者专注于完成具体目标。

  3. 提前准备。所有周商业计划回顾都必须提前发出,让与会者能在会议前查阅。这一举措大大减少会上分享信息时间。

  4. 按时开始。时长一小时会议如果晚5分钟开始,就会浪费8%的会议时间,但很多管理团队在任何其他职责领域都不会允许8%的浪费发生。

  5. 敲定事项,会议的目的是针对方案细节依次敲定,什么是应具体负责人,什么时间完成。

  6. 尽早结束,尤其是在会议无法得出明确结果的情况下。当公司内部会议效率下降,或与会者准备不充分时,乔布斯会马上“紧急叫停”。有人觉得这样做唐突无礼,但当会议不太可能得出理想结果时,该做法有效制止了时间和金钱浪费。