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3.3. 时间管理

为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。它包括具体活动的界定,如:活动排序、时间估计、进度安排及时间控制等项工作。

时间管理站项目管理40%的内容,很多人对项目管理的理解就是时间管理,其次就是质量管理。

时间是公司最稀缺资源,但多数时间并没有得到高效合理利用。若想让你的员工达到最高工作效率,必须珍视他们时间,制定规章合理分配时间,并投入精力尽可能为公司创造最大价值。

3.3.1. 时间管理的误区

时间管理强调怎样高效利用时间,例如,日程管理,任务排序,四象限分析,等等。

如果采用这样的管理方法,累死为止也无法完成工作。

我所理解的时间管理完全不同。

3.3.1.1. 优化组织架构,精简机构

从企业管理者到一线员工之间的层级越多,信息流动和决策速度就越慢,时间成本就越高。

一家公司若增添一名管理者,平均会衍生出相当于1.5名全职员工所负担的新工作量,也就是说除了管理者本人自己负担的工作外,还要占用另一名员工50%的工作;每增添一名副总裁,则衍生出2.6名全职员工的工作量。雇用新的管理者或高级管理者,可能还需要接着雇用助理或办公室主任,带来一连串资源消耗,会进一步增加工作量和成本。随着工作越积越多,时间也变得更加短缺。

3.3.1.2. 命令决策一元化

很多企业采用矩阵式结构经营,但决策权和问责制度模糊不清。因此,花在协调各职能和业务单元之间的时间急剧增多,成本随之增加。

另一种模式是分布式模式,它与矩阵模式的区别就在于,分布式的每个节点都能独立运作,而矩阵式看似每个节点独立,但离开中央却完全无法运行。

企业要么采用一元化决策,要么采用分布式决策。

3.3.2. 项目管理中工时计算的问题

3.3.2.1. 背景

  1. 为什么项目总是不能按时结项?

  2. 为什么工期一再延误?

  3. 员工不够努力吗?

  4. 时间去了哪里?

3.3.2.2. 面临的问题

普遍问题是,我们至今对知识型工作者的做事效率,仍采用工业时代的评价模式。若工作者每小时的效率产出基本一致,那关注他们的工作时长便行之有理。 对于重复性劳动,这种评价模式可能确实管用,但对知识型工作者就不太适用。

3.3.2.3. 工时去了哪里?

据统计一个典型的美国办公室工作者,每个工作日只能完成90分钟真正有意义的工作。

当天剩余的大部分时间,都被浪费在各种分心事务上,比如阅读新闻、网上冲浪、同事社交、吃零食、喝咖啡、翻看报纸、处理无关邮件、不必要的拖延行为、玩游戏、做白日梦等。 多说一句,美国办公室工作者在世界范围内还算最高效的人群。在其他很多国家,人们每天完成的实质工作甚至更少。

3.3.2.3.1. 洗手间,茶水间,吸烟
  • 洗手间,先不分男女性别差异以及大小号,平均下来10~15分钟一次没有意见吧?那么一天至少两次吧?

  • 茶水间,洗杯子,泡茶,清理茶叶残渣,遇到同时还需要寒暄几句。需要10分钟吧? 一天至少2~4次吧?

  • 吸烟,我不吸烟不太清楚,但是看到公司的烟友抽的爽,了得欢。20 分钟要吧?

3.3.2.3.2. 看邮件,写邮件

我最讨厌邮件群发,或将不相关的邮件也CC给我。阅读这些不相关的邮件是非常浪费时间的,你不清楚那封邮件中会与你有关,只能逐一阅读。 写邮件更浪费时间,给领导写邮件浪费时间乘以二,既要要注意措辞,还要注意语气。 阅读邮件至少需要30分钟时间,写邮件需要1个小时

3.3.2.3.3. 沟通

很多企业组织架构层级导致沟通不顺畅,增加沟通成本,工时内耗。企业应该为员工提供开放的沟通,而不是层层转达。

3.3.2.3.4. 查资料

查资料并没有浪费工时,磨刀不误砍柴工。但资料查了,问题没有解决工时就被消耗了。

3.3.2.3.5. 无关的会议

中国是开会就是你一句我一句出主意,大都无法落实。很多无关会议把你拉去旁听。一般会议时间都在2个小时左右。

3.3.2.3.6. 不必要的拖延行为

员工拖延时间有很多原因,不一定都是员工的问题,多是企业的问题造成的,所以企业自身要找原因,不要归罪为员工问题。

3.3.2.3.7. 私人时间
  • 看手机短信,接听乱七八糟的电话(买保险的,贷款的,卖房的,头自理财的,诈骗的)

  • 微信,朋友圈

  • 看新闻,玩游戏

以上仅仅粗略列出几项影响工时的因素,但实际过程中远不止这些,会有更多因素会占用工时。

3.3.2.4. 怎样改善面临的问题

死扣工时的时代已经过去了,我们应该更多关注员工产出成果。

欧美企业尽可能的为员工提供最好的工作,弹性工作时间甚至可以SOHO办公,不是让员工享受,而是让员工最大化产出。

目标管理,价值管理都胜过时间管理。

我认为项目管理应该改叫项目服务,项目服务能更描述项目人员的角色。

员工每天真正投入工作的时间越长,产出就越多,做有真正有意义的工作才是王道。

3.3.2.5. 怎样计算项目工时?

项目管理中通常是采用8小时/每天,一周40小时来计算工时。

项目延期主要问题就是工时计算不合理,项目工时不能与8小时工作制挂钩。

8小时工作制,仅仅是规定员工在8小时之内要工作岗位上。

员工不是机器人,不可能8小时内,一刻不停的工作。

所以减去上洗手间,茶水间,吸烟,处理工作邮件,回复工作即时消息,开无用的会议等等时间,员工剩下多少真正有意义的工作时间?

所以我认为保守计算,项目工时应该按6小时计算甚至4小时。