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知乎专栏

第 2 章 时间管理

目录

2.1. 为什么我们的时间管理如此混乱?
2.2. 优先级管理
2.3. 时间管理的误区
2.3.1. 优化组织架构,精简机构
2.3.2. 命令决策一元化
2.3.3. 时间线
2.4. 时间管理的最高境界
2.5. 项目管理中工时计算的问题
2.5.1. 背景
2.5.2. 面临的问题
2.5.3. 工时去了哪里?
2.5.4. 怎样改善面临的问题
2.5.5. 怎样计算项目工时?
2.6. 项目延期
2.7. 当日事当日毕
2.7.1. 工作时间如何规划?
2.7.2. 遇到工作被打断的情况
2.8. 任务分配

时间是公司最稀缺资源,但多数时间并没有得到高效合理利用。若想让你的员工达到最高工作效率,必须珍视他们时间,制定规章合理分配时间,并投入精力尽可能为公司创造最大价值。

为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。它包括具体活动的界定,如:活动排序、时间估计、进度安排及时间控制等项工作。

时间管理站项目管理40%的内容,很多人对项目管理的理解就是时间管理,其次就是质量管理。

2.1. 为什么我们的时间管理如此混乱?

前段时间工作关系,用回了Windows 电脑,自从用了苹果电脑之后,我已经有10多年没有正经使用过 windows的。我在 Windows 中发现了一款工具,ToDo List 惊叹做的十分不错。我评价他好,是因为他是 windows 11原生集成的,不需要我额外安装软件。工具界面精简,小巧,典型西方思维。如果是我们国产软件,已经是介面花里胡哨,堆满这种垃圾功能。

为什么西方如此执着于时间管理软件呢?

例如 ToDo List(待办事项)、Schedule(计划任务)、Calendar(日历)、Sticky(便签)Project(项目管理)等等,这些软件几乎是所有操作系统的标配,电脑上有,手机上有,电子邮件里面有,例如Outlook,即使通信里面也有,无处不在。其实Alarm clock(闹钟)也是时间管理软件。

你会发现身边的国人,没有人用这些软件,如果真没有人使用,企业花那么多时间和研发成本,做这些工具干啥呢?你能看到几乎所有各种配套软件都必须有类似功能,例如企业微信,钉钉,飞书…… 一边是没人用,或者使用率极低,另一边企业大力投入人力开发,这不是矛盾吗?

其实在外国这些软件使用率是极高的,十几年前,我在外企工作,每天上班第一件事就是打开电脑,进入公司系统,看看今天的 ToDo List,然后就开始一天的工作,5点前提交当日工作,并与加州的办公室同事们做工作交接。我们所有的工作,都是围绕着项目(Project)、 时间轴 (Timeline)、里程碑(Milestone)、任务(Ticket)……

后来外企离开中国,我们都不得不纷纷进入国内企业工作,我们开始在国内企业践行这种外企的管理制度,跟进入其他几家国内企业的几个同事都聊过,都相当的成功,工作效率不仅高,计划实施有条不紊,公司相当满意。

但是并不能保证,我们每进入任何一家国内企业都能做上一把手的管理岗,更多是要维持现状,你无法改变当前的公司制度,所有人都已习惯的当前的制度,无论它有多不合理,效率如何低下,人们都不想改变,都在待在舒适区中。更多时候是,先保证自己生存下去,而不是吧别人从舒适区中拉出来,把企业从泥潭中拖出来。

回到本文主题,为什么我们的时间管理如此混乱?有那么好的工具,我们不使用呢?

因为在我们成长的过程中,缺乏时间管理教育。时间管理的教育对于孩子来说非常重要,可是我们的家长没有意识到,自己在剥夺孩子的这部分能力。也就是我们的家长,充当了闹钟、代办提醒、计划任务、里程碑…… 的角色,是不是这样呢?早上,你叫孩子起床,然后叫他吃饭,紧接着给他收拾书包,告诉他还有5分钟,快点吃饭,然后在催促他去上学……

这个场景熟悉吗?

你没有意识到,这一系列的助理/秘书工作,不是应该孩子自己完成吗?他不能把计划录入进,电脑、手机、儿童手表、智能音箱。

在你充当他的助理/秘书的时候,你疏漏了某项代办事项的提示,你的孩子还会对你发火,都怪你没有提醒他,对不对?

当它们长大成人,进入社会后,谁还能跟在他们身边,给他们充当助理/秘书,每日不厌其烦的做人肉闹钟?

这就是为啥,孩子一旦断奶(成人,离开家庭,走向社会)对与时间管理就一团糟,在他成长的过程中,他从来没有做过 Time Master(时间主人)、一直充当的是 Time Slave(时间奴隶),前者是自控型人格,后者是他控型人格,是一个被人安排的人生,从未对时间做主。